Stammdaten

Der Kunden-Support von Smart Guest hat mit Ihnen bereits einen Telefon-Termin vereinbart, um wichtige Stammdaten für Ihr Smart Guest-System abzufragen. Um Ihre wertvolle Zeit nicht unnötig zu beanspruchen, stellen wir Ihnen auf dieser Seite die verschiedenen Optionen, die Ihnen Smart Guest bietet, vor. So dauert das Telefonat nur ca. 30 Minuten.

Wir liefern Ihnen Verträge und Pflicht-Texte für Ihre Gäste:

• Bitte senden Sie uns den unterschriebenen Smart Guest-Vertrag zurück
• Da wir personengebundene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, senden wir Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu. Bitte senden Sie uns diesen unterschrieben zurück.
• Die AGB für Ihre Gäste passen wir auf die Anforderungen aus diesem Fragebogen an. Anschließend bitten wir um eine Freigabe von Ihnen, damit wir den Text in das System einbinden können.
• Wir liefern Ihnen eine Datenschutzerklärung für Ihre Gäste, die wir in das System einbinden.

Wir benötigen zur Einrichtung folgende Stammdaten von Ihnen

• Markenname Ihres Hotels
• Website-Adresse
• Kontakt-Email für allgemeine Anfragen
• Emailadresse für System-Emails
• Telefonnummer
• Hausanschrift
• SMTP-Zugangsdaten zum Email-Versand

Unsere Buchhaltung benötigt für eine korrekte Rechnungsstellung folgende Daten:

• Rechnungsanschrift
• Emailadresse Ihrer Buchhaltung
• Zahlungsrythmus
  Wir bieten monatliche Zahlung und jährliche Zahlung an. Bei jährlicher Zahlung erhalten Sie 5% Rabatt.
• Anzahl der Hotelzimmer
  Die Höhe der monatlichen Zahlungen richtet sich nach der Anzahl Ihrer Hotelzimmer.

Für eine markengerechte Darstellung Ihres Hauses benötigen wir

• Ihr Logo, möglichst als Vektorgrafik oder als hochauflösende PNG-Datei mit transparentem Hintergrund.
• Je ein hochauflösendes Bild der Hotelzimmer, die Sie als Prämie anbieten
• Je ein hochauflösendes Bild der Leistungen, die Sie in Ihrem Hause anbieten und für die kein Stock-Bild verwendet werden kann.
  Wir würden Ihnen z.B. für eine Prämie „Gutschein für ein 3-Gang-Menü im Restaurant XY“ ein Food-Bild einrichten. Wenn Sie hingegen möchten, dass das Restaurant erkennbar ist, benötigen wir ein entsprechendes Foto von Ihnen.

Definieren Sie, wofür Ihre Gäste Punkte sammeln können. Aktuell sind folgende Möglichkeiten vorhanden:

• Punkte für Umsatz
  Beispiel: Gäste erhalten für volle 10€ Umsatz einen Punkt
• Punkte für Umsatzart
  Beispiel: Gäste erhalten für volle 10€ Logis-Umsatz zwei Punkte und für volle 10€ Sonstigen Umsatz 1 Punkt.
• Punkte pro Übernachtung
  Beispiel: Gäste erhalten pro Übernachtung 5 Punkte, unabhängig vom getätigten Umsatz.
• Geburtstagspunkte
  Beispiel: Gäste erhalten zum Geburtstag 20 Punkte. Diese Punkte werden auch vergeben, wenn der Gast nicht im Haus ist. Sie erhöhen somit die Kundenbindung und rufen sich wieder in Erinnerung.
• Punkteverfall
  Sie können definieren, dass nicht eingelöste Punkte nach einer gewissen Zeit (z.B. 36 Monate) verfallen. So erhöhen Sie die Buchungs-Frequenz Ihrer Gäste. Beachten Sie jedoch, dass Gäste diese Regel nicht unbedingt gut finden!
• Punkte nur bei Direktbuchung?
  Wir empfehlen, Punkte nur bei Direktbuchung zu vergeben. So sparen Sie Provision bei Buchungsportalen. Diese Information muss den Gästen natürlich bei Aushändigung der Treuekarte mitgeteilt werden.
• Sonstige Punkte
  Sie können definieren, dass Gäste für ein bestimmtes Verhalten Zusatzpunkte bekommen.
  Beispiel: Gast erhält 10 Punkte, wenn er mindestens 30 Tage im Voraus bucht.
• Die Regeln zur Punktevergabe lassen sich kombinieren. Gäste erhalten also z.B. Punkte für Umsatz, pro Übernachtung und zum Geburtstag.

Bitte überlegen Sie, welche Prämien Sie anbieten möchten und wie viel Rabatt Sie effektiv geben möchten.

• Wir empfehlen, dass Sie kostenfreie Übernachtungen in der Nebensaison anbieten. So kommen Ihre Gäste in umsatzschwachen Zeiten und generieren zusätzlichen Umsatz.
  Beispiel: Ein Gast löst eine Gratis-Übernachtung ein, kommt aber drei Nächte (wovon er zwei bezahlt), bucht eine Massage und isst in Ihrem Restaurant. So generieren Sie Umsatz in der Nebensaison, den Sie sonst nicht hätten.
• Bieten Sie in Ihrem Prämienkatalog nach Möglichkeit auch andere Leistungen, wie z.B. Massagen, Restaurantgutscheine, Gutscheine für Boutique-Verkauf an. Die dafür notwendigen Punkte sollten Sie recht hoch ansetzen, da diese Prämien in der Regel keinen Zusatzumsatz generieren.
• Für Beispiele und die Berechnung des effektiven Rabatts laden Sie bitte unseren Beispiel-Prämienkatalog herunter! 

Bitte teilen Sie uns mit, wie viele Arbeitsplätze mit Zugriff auf das Smart Guest-System vorhanden sind.

• Pro PC muss ein User erstellt werden
• Dabei können auch identische Emailadressen verwendet werden.
• Es gibt zwei unterschiedliche Zugriffs-Rechte: Rezeption und Manager
• Beispiel: Der Front Office-Manager erhält einen User mit Manager-Rechten und seiner persönlichen Emailadresse. Am Front Office Desk haben Sie drei PC. Sie erhalten dafür die User „FO1“, „FO2“ und „FO3“, alle mit der gleichen Emailadresse „rezeption@hotelxy.de“ und Rezeptionsrechten.

Unser Grafiker erstellt für Sie das Layout der Treuekarte und bei Bedarf auch Printmaterial für Ihre Gäste. Dafür benötigt er von Ihnen:

• vorhandene Flyer, um das Layout anzupassen.
• Farb-Codes aus Ihrer Firmen-CI. Diese ziehen wir in der Regel von Ihrer Website.

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie neben der Treuekarte weitere Printmedien benötigen. Wir bieten z.B. an:

• Info-Flyer für Gäste
• Aufsteller für den Rezeptionstresen
• Gutscheine für Prämieneinlösung

Der Druck von 500 Treuekarten ist im Einrichtungspreis enthalten. Für zusätzliche Printmedien oder Treuekarten erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot. Alternativ können Sie dafür natürlich auch Ihren eigenen Grafiker engagieren.

Im Einrichtungspreis enthalten ist eine Schulung für Ihre Mitarbeiter

• Die Schulung findet über Fernwartung und Telefon an Ihrem PC statt
• Die Schulung dauert ca. 30 Minuten
• Die Schulung findet statt, wenn das System komplett eingerichtet ist und Sie mit der Kartenausgabe beginnen.

Bei Fragen können Sie natürlich jederzeit unsere Support-Hotline unter +49 (0) 4502 99581-10 anrufen (zum Ortstarif) oder eine Email schreiben an support@smart-guest.de. Der Kunden-Support ist kostenlos.